Mission principale :
Assurer l’assistanat de la Direction Générale et la coordination administrative des instances de gouvernance, notamment les conseils d’administration et les comités. Garantir la préparation des réunions, la qualité des documents et le suivi des décisions, dans le respect des délais et de la confidentialité.
Principales responsabilités :
1. Assistanat de la Direction Générale
Gérer l’agenda, organiser les rendez-vous et hiérarchiser les priorités.
Préparer les réunions, les dossiers de travail et les supports de présentation.
Rédiger les courriers, notes et correspondances en français et en anglais.
Organiser les déplacements professionnels et leur logistique.
Assurer l’interface entre la Direction Générale et ses interlocuteurs internes et externes.
2. Coordination des instances de gouvernance
Planifier les conseils d’administration, assemblées générales et comités, en coordination avec les responsables concernés.
Préparer les projets de convocations et d’ordres du jour pour validation.
Collecter, vérifier et consolider les documents nécessaires aux réunions.
Transmettre les dossiers aux participants dans les délais prévus.
Coordonner la logistique des réunions en présentiel ou à distance.
Rédiger les projets de comptes rendus et de procès-verbaux, puis suivre leur validation et leur signature.
Tenir à jour les tableaux de suivi des décisions et relancer les responsables des actions.
Organiser le classement et l’archivage sécurisé des documents de gouvernance.
3. Communication et gestion documentaire
Assurer les échanges avec les administrateurs, partenaires et interlocuteurs internationaux.
Préparer et relire des documents professionnels en français et en anglais.
Veiller à la fiabilité, à la présentation et à la confidentialité des informations transmises.
Faciliter la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différentes parties prenantes.
Profil recherché :
Formation supérieure en assistanat de direction, gestion, administration des entreprises ou domaine équivalent.
Expérience confirmée en assistanat de Direction Générale, avec une pratique de l’organisation et du suivi des conseils d’administration ou d’autres instances de gouvernance.
Maîtrise courante du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, indispensable.
Excellentes capacités rédactionnelles, notamment pour les correspondances, comptes rendus et procès-verbaux.
Bonne connaissance du fonctionnement des instances de gouvernance et des exigences de confidentialité.
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et outils de visioconférence.
Qualités requises :
Rigueur, organisation et respect des échéances.
Discrétion et sens élevé de la confidentialité.
Autonomie, anticipation et gestion des priorités.
Aisance relationnelle et posture professionnelle auprès d’interlocuteurs de haut niveau.
Réactivité et attention aux détails.
