مدير عام إدارة المشتريات والمخازن
البيانات الوظيفية
الإدارة العامة / الفرعيةالإدارة العامة للمشتريات والمخازن
الموظفون المرؤوسون:مدير المشتريات – مدير المخازن – مشرفو الإدارات – أخصائي الإدارات – أخصائي أول – الفنيون.
علاقات الاتصال
الداخلية:الإدارة المالية، إدارة المخازن، الشؤون القانونية، الإدارات الطالبة، وجميع الإدارات ذات الصلة بالجامعة.
الخارجية:الموردون، الشركات، ومقدمو الخدمات في حدود إجراءات الشراء والتوريد المعتمدة.
الغرض من الوظيفة
الإشراف الكامل على أعمال المشتريات والمخازن بما يضمن توفير احتياجات الجامعة من الأصناف والخدمات والمستلزمات بالكفاءة والجودة المطلوبة وفي الوقت المناسب، مع تحقيق أفضل استخدام للموارد المالية، وضمان تطبيق اللوائح والسياسات والإجراءات المنظمة للمشتريات والتخزين والرقابة على المخزون.
متطلبات الوظيفة
- مؤهل عالٍ جامعي مناسب.
- يفضل الحصول على دراسات عليا أو شهادات مهنية.
- خبرة عملية 21+ سنة في المشتريات أو التوريدات، منها خبرة إدارية مناسبة.
- معرفة متقدمة بإدارة المشتريات، الموردين، العقود، واللوائح المالية والإدارية.
- خبرة في تطبيق الأنظمة الإلكترونية الخاصة بالمخازن والمخزون.
المسؤوليات والواجبات الأساسية
إدارة المشتريات والتعاقدات
- وضع خطط وميزانيات المشتريات التقديرية بناءً على احتياجات الإدارات المختلفة.
- إعداد وتنفيذ الخطط السنوية للمشتريات وفق احتياجات الإدارات المختلفة.
- الإشراف على إجراءات الشراء والمناقصات والممارسات والعقود طبقًا للوائح المعمول بها.
- دراسة طلبات الشراء والتأكد من مطابقتها للاحتياجات الفعلية والميزانية المعتمدة.
- التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الأسعار والجودة وشروط التوريد.
- تقييم الموردين واعتمادهم ومتابعة أدائهم بشكل دوري.
- مراجعة أوامر الشراء والعقود قبل اعتمادها.
- متابعة توريد الأصناف والتأكد من الالتزام بالمواصفات ومواعيد التسليم.
- العمل على ترشيد الإنفاق وتحقيق الكفاءة الاقتصادية في عمليات الشراء.
- التنسيق مع الإدارات المالية والقانونية والفنية فيما يخص التعاقدات والمشتريات.
إدارة المخازن والرقابة على المخزون
- الإشراف على جميع المخازن التابعة للمؤسسة أو الجامعة.
- متابعة عمليات الاستلام والصرف والتخزين طبقًا للإجراءات المعتمدة.
- التأكد من تطبيق قواعد الأمن والسلامة داخل المخازن.
- الإشراف على أعمال الجرد الدوري والسنوي ومعالجة الفروقات.
- متابعة أرصدة المخزون وضمان عدم وجود عجز أو تكدس.
- وضع الحدود الدنيا والعليا للأصناف الاستراتيجية.
- متابعة صلاحية المواد المخزنة وطرق حفظها.
- الإشراف على تطبيق الأنظمة الإلكترونية الخاصة بالمخازن والمخزون.
المهارات والكفاءات
- القيادة والتخطيط الاستراتيجي.
- إدارة المشتريات وسلاسل الإمداد.
- التفاوض وإدارة العقود والموردين.
- التحليل المالي ومقارنة العروض.
- إدارة المخاطر واتخاذ القرار.
- بناء السياسات والإجراءات.
- إدارة فرق العمل وتطوير الأداء.
- إعداد التقارير والعرض على الإدارة العليا.
- إجادة أنظمة ERP وبرامج Office.
- الالتزام والحوكمة والرقابة الداخلية.
السمات الشخصية
- النزاهة والحيادية.
- القيادة وتحمل المسؤولية.
- الرؤية التنظيمية والتخطيط.
- الدقة وقوة الملاحظة.
- المرونة وحسن إدارة الأزمات.
General Director of Procurement & Stores Administration
Job Information
Department / DivisionGeneral Administration of Procurement & Stores
Subordinates / StaffProcurement Supervisor, Senior Procurement Specialist, Procurement Specialist, and relevant administrative and technical staff.
Communication & Contacts
InternalFinance Department, Stores Department, Legal Affairs, Requesting Departments, and all relevant University Departments.
ExternalSuppliers, Contractors/Companies, and Service Providers within approved procurement and supply procedures.
Job PurposeProvide comprehensive supervision over all procurement and store operations to ensure the timely fulfillment of the University’s requirements for goods, services, and supplies at the required quality and efficiency standards. Maximize the effective utilization of financial resources while strictly guaranteeing compliance with all governing regulations, policies, and procedures for procurement, warehousing, and inventory control.
Educational QualificationJob Requirements & Qualifications
- Appropriate Bachelor’s / Higher University Degree.
- Postgraduate studies or professional certifications preferred.
Practical Experience
- * 21+ years of practical experience in procurement or supply chain management, including appropriate managerial/executive experience.
Core Knowledge & Technical Skills
- * Advanced knowledge of procurement management, supplier relations, contract management, and financial/administrative regulations.
- Hands-on experience in implementing and operating electronic warehouse and inventory management systems (ERP).
Key Responsibilities & Duties
- Procurement & Contracting Management
- Develop estimated procurement plans and budgets based on requirements submitted by various university departments.
- Prepare and execute annual procurement plans in alignment with departmental operational needs.
- Supervise purchasing procedures, tenders, competitive biddings, and contracts in compliance with applicable laws and regulations.
- Review purchase requisitions to verify genuine operational necessity and compliance with approved budgets.
- Negotiate with suppliers to secure optimal pricing, quality standards, and favorable delivery terms.
- Evaluate, approve, and routinely audit supplier performance and reliability.
- Review purchase orders and contractual agreements prior to final authorization.
- Monitor the delivery of items and materials to ensure strict compliance with technical specifications and agreed delivery schedules.
- Drive cost-rationalization initiatives and maximize financial and economic efficiency across procurement operations.
- Coordinate with Financial, Legal, and Technical departments regarding procurement and contractual matters.
- Warehousing & Inventory Control Management
- Supervise all warehouses affiliated with the institution/university.
- Monitor receiving, issuing, and storage operations in accordance with accredited standard operating procedures.
- Ensure strict adherence to occupational safety and health regulations within all warehouse facilities.
- Supervise periodic and annual stocktaking (inventory audit) procedures and reconcile inventory discrepancies.
- Monitor stock balances to prevent material shortages, stockouts, or overstocking/inventory buildup.
- Establish minimum and maximum stock thresholds (reorder points) for strategic items.
- Monitor the shelf life, storage conditions, and safety of stored materials.
- Supervise the implementation and daily operation of electronic warehouse and inventory management systems (ERP).
Skills & Core Competencies
- Leadership and Strategic Planning.
- Procurement & Supply Chain Management.
- Negotiation, Contract & Supplier Management.
- Financial Analysis & Bid Evaluation.
- Risk Management & Strategic Decision-Making.
- Policy & Procedure Development.
- Team Management & Performance Enhancement.
- Executive Reporting & Senior Management Presentation.
- Proficiency in ERP Systems and MS Office Suite.
- Compliance, Governance & Internal Control.
Personal Traits
- Integrity & Impartiality.
- Leadership & Accountability.
- Organizational Vision & Planning.
- Accuracy & Keen Attention to Detail.
- Flexibility & Crisis Management.
