Mission principale :
L'assistante administrative assure le bon fonctionnement des activités administratives quotidiennes de l'association. Elle apporte un soutien administratif et organisationnel aux différents services, veille à la bonne circulation des informations et des documents, assure l'accueil des visiteurs et contribue au bon déroulement des activités de l'association.
Principales missions :
1. Accueil et gestion des relations externes :
- Assurer les demandes d’accès, l'accueil physique des visiteurs, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs de l'association et les orienter ;
- Gérer les appels téléphoniques entrants.
2. Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer la réception et la diffusion du courrier entrant et sortant et des factures fournisseurs (bureau d'ordre) et les transmettre au service concerné pour traitement ;
- Assurer la gestion de la boîte mail de contact de MNC, notamment le traitement des mails reçus, leur orientation vers les interlocuteurs concernés et le suivi des réponses apportées.
- Assurer le suivi de la circulation des parapheurs et relancer les signataires en cas de besoin ;
- Réaliser les travaux courants de secrétariat (Numérisation, photocopies, impressions, …) ;
- Assurer la gestion des agendas de la direction, notamment la planification des rendez-vous, l'envoi des invitations aux réunions et le suivi des modifications éventuelles ;
- Assurer un appui administratif ponctuel aux différents services de l'association.
3. Approvisionnements et gestion des moyens généraux :
- Gérer les achats courants et le suivi des approvisionnements (fournitures de bureau, consommables, produits d'entretien, café, etc.).
- Assurer le suivi des stocks et anticiper les besoins en approvisionnement.
- Préparer les salles de réunion et les différents espaces du local et veiller à leur bon état avant les réunions.
4. Coordination des courses et suivi des demandes :
- Assurer la coordination et le suivi des courses administratives avec le coursier (dépôt et retrait de courriers, documents, chèques …) et veiller à la bonne exécution des demandes ;
- Effectuer les relances téléphoniques ou par mail auprès des fournisseurs, partenaires ou prestataires, selon les besoins.
Profil recherché
- Niveau Bac+2 en secrétariat, assistanat ou équivalent.
- Une première expérience dans un poste similaire est appréciée, sans être indispensable.
- Bonne maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.
- Bon relationnel et sens de l'accueil.
- Sens de l'organisation et rigueur.
Type de contrat & lieu
- Intérim
- Lieu de travail : Casanearshore
