المسمى الوظيفي: سكرتارية مكتب محاماة
جهة العمل: مجموعة محمد الجاسم القانونية
موقع العمل: الكويت
تبحث مجموعة محمد الجاسم القانونية عن موظف/موظفة سكرتارية لتنظيم الأعمال الإدارية اليومية للمكتب، وتنسيق المواعيد والمراسلات والملفات، إلى جانب إدارة اتصالات العملاء وحجوزات الاستشارات ومتابعتها. تتطلب الوظيفة مهارات تنظيم وتواصل عالية، وخبرة في الأنظمة المكتبية والبدالة ومنصات الواتساب وأدوات الذكاء الاصطناعي.
المهام والمسؤوليات
أعمال السكرتارية والإدارة المكتبية
* تنظيم جدول مواعيد الإدارة والمحامين، وتنسيق الاجتماعات والاستشارات وإرسال التذكيرات ومتابعة أي تغييرات.
* استقبال العملاء والزوار وتنظيم دخولهم وفق المواعيد والتنسيق مع الموظفين المعنيين.
* إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة والصادرة، وصياغة الخطابات والردود الإدارية وعرض ما يحتاج إلى اعتماد.
* تجهيز مستندات الاجتماعات وتدوين المحاضر ومتابعة تنفيذ التكليفات مع الأقسام المختصة.
* إنشاء وتنظيم ملفات العملاء والقضايا، وأرشفة المستندات ورقيًا وإلكترونيًا بما يسهّل الوصول إليها ويحافظ على سريتها.
* متابعة استكمال المستندات المطلوبة من العملاء، وتسجيل استلامها وتسليمها إلى الفريق القانوني.
* تحديث جداول القضايا والجلسات والمواعيد الإجرائية وفق المعلومات المعتمدة من الفريق القانوني، وإرسال التنبيهات للمسؤولين.
* تنسيق الأعمال بين الإدارة والمحامين والمستشارين والمعقبين والحسابات، ومتابعة المهام حتى إنجازها.
* تجهيز وتنسيق وطباعة ومسح المستندات ضوئيًا، والتأكد من اكتمال المرفقات ودقة البيانات قبل إرسالها.
* إعداد التقارير الإدارية الدورية ومتابعة احتياجات المكتب التشغيلية.
أعمال الكول سنتر وخدمة العملاء
* استقبال المكالمات وإجراء مكالمات المتابعة، واستخدام البدالة لتحويل الاتصالات إلى الأقسام المختصة ومتابعة المكالمات الفائتة.
* إدارة محادثات العملاء عبر WhatsApp Business API، واستخدام قوالب الرسائل المعتمدة وتصنيف المحادثات وتوجيهها ومتابعتها.
* فهم احتياج العميل وتسجيل ملخص أولي لطلبه، وتوجيهه إلى المحامي أو القسم المختص.
* شرح خدمات المكتب وآلية الاستشارات ورسومها وفق السياسات المعتمدة، ومتابعة الاستفسارات لتحويلها إلى حجوزات مؤكدة.
* حجز الاستشارات وتأكيد المواعيد وإرسال التذكيرات ومتابعة الحضور وإعادة الجدولة عند الحاجة.
* متابعة سداد رسوم الاستشارات بالتنسيق مع الحسابات، وتوثيق حالة الدفع وملاحظات العملاء على الرسوم.
* متابعة طلبات الحجز غير المكتملة، وتسجيل أسباب عدم الاستكمال، بما يشمل الاعتراض على السعر أو عدم مناسبة الموعد.
* استقبال استفسارات متابعة القضايا والشكاوى وإحالتها إلى الفريق المسؤول، وإبلاغ العملاء بالتحديثات المعتمدة.
* توثيق بيانات العملاء وسجل التواصل والإجراءات المطلوبة على نظام إدارة العملاء CRM أو منصة العمل المعتمدة.
* إعداد تقارير يومية وشهرية عن المكالمات والواتساب وطلبات الاستشارة والحجوزات والاستشارات المدفوعة وأسباب عدم إتمام الحجز.
استخدام الأنظمة والتقنيات
* استخدام برامج Word وExcel وOutlook وGoogle Sheets لإدارة المراسلات والجداول والتقارير.
* تحديث المهام والمواعيد والمتابعات عبر monday.com أو أنظمة إدارة العمل المعتمدة.
* استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT وClaude وGemini للمساعدة في صياغة المراسلات وتلخيص المعلومات وإعداد التقارير، مع مراجعة المخرجات والالتزام بسياسة المكتب لحماية البيانات.
* الالتزام بسرية معلومات العملاء والقضايا، وعدم تقديم استشارات قانونية أو وعود بنتائج القضايا.
المؤهلات والمتطلبات
* خبرة سابقة في السكرتارية والإدارة المكتبية، ويفضّل داخل مكتب محاماة في الكويت.
* خبرة في خدمة العملاء وإدارة المكالمات واستخدام أنظمة البدالة الهاتفية.
* خبرة عملية في استخدام منصات WhatsApp Business API.
* إجادة إعداد المراسلات والتقارير وتنظيم الملفات والأرشفة الإلكترونية.
* إجادة البرامج المكتبية وأدوات الذكاء الاصطناعي، وتُعد الخبرة في CRM وmonday.com ميزة إضافية.
* إجادة اللغة العربية تحدثًا وكتابة، ومستوى جيد في اللغة الإنجليزية، والقدرة على التواصل باللهجة الكويتية.
* مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات والمتابعة.
* اللباقة والدقة والقدرة على التعامل مع العملاء والمواقف الحساسة وضغط العمل.
* يفضّل الإلمام بالمصطلحات القانونية الأساسية وطبيعة سير العمل في مكاتب المحاماة.
* التواجد داخل الكويت والقدرة على العمل من مقر المكتب.
مؤشرات تقييم الأداء
* دقة تنظيم المواعيد والملفات والمراسلات وسرعة إنجاز الأعمال الإدارية.
* انتظام متابعة التكليفات والمستندات المطلوبة.
* سرعة الرد على العملاء ومتابعة المكالمات والرسائل.
* نسبة تحويل طلبات الاستشارة إلى حجوزات مؤكدة ومدفوعة.
* دقة التقارير والالتزام بمواعيد تسليمها.
