Responsable Back-Office & Appels d’Offres, chargé(e) d’assurer le suivi administratif et commercial des dossiers, la préparation des documents nécessaires ainsi que l’accompagnement de la Direction sur les activités commerciales.
Missions principales :
- Assurer la gestion et le suivi quotidien des activités Back-Office commerciales.
- Préparer, éditer et suivre les factures pro forma (FP) selon les besoins.
- Assurer le suivi administratif et commercial des dossiers clients, de la demande jusqu’à leur clôture.
- Préparer et constituer les dossiers d’appels d’offres dans le respect des exigences et des délais.
- Assurer une veille sur les appels d’offres et identifier les opportunités pertinentes pour l’entreprise.
- Collecter, vérifier et centraliser les documents nécessaires à la constitution des dossiers.
- Préparer les dossiers de soumission et veiller à leur conformité administrative.
- Constituer et suivre les dossiers d’homologation des véhicules, équipements ou produits selon les exigences réglementaires.
- Coordonner avec les différents services internes afin de réunir les informations et documents nécessaires aux dossiers.
- Assurer le suivi des dossiers auprès des administrations, organismes concernés, clients et partenaires.
- Suivre les échéances, renouvellements et différentes étapes des dossiers d’homologation.
- Préparer les documents et supports nécessaires aux réunions et rendez-vous commerciaux.
- Assister la Direction dans le suivi des dossiers commerciaux et des opportunités d’affaires.
- Préparer des offres commerciales, présentations et documents destinés aux clients et prospects.
- Mettre à jour les bases de données clients, prospects, offres et dossiers en cours.
- Élaborer des tableaux de suivi et assurer un reporting régulier auprès de la Direction.
- Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents commerciaux et administratifs.
- Veiller au respect des procédures internes et des délais de traitement.
Profil recherché :
- Formation Bac+3 à Bac+5 en commerce, gestion, administration des entreprises, commerce international ou domaine équivalent.
- Expérience de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire en back-office commercial, administration des ventes, appels d’offres ou gestion de dossiers.
- Une expérience dans le secteur automobile, poids lourds, équipements, BTP ou industrie constitue un atout.
- Bonne connaissance des procédures de réponse aux appels d’offres et de constitution des dossiers administratifs.
- Expérience dans la préparation et le suivi des factures pro forma (FP).
- Bonne capacité à gérer et suivre des dossiers d’homologation.
