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Skills Gap Analyzer
Compare your skills with the requirements for Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) and see what you need to learn
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Du behältst den Überblick, wenn andere ihn verlieren, denkst mehrere Schritte voraus und findest Lösungen, bevor Herausforderungen entstehen? Dann werde die rechte Hand unserer Geschäftsführung. Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauend handelnde Persönlichkeit, die organisatorisch den Überblick behält und Dinge eigenständig voranbringt.
Als Persönliche Assistenz bist Du weit mehr als eine organisatorische Unterstützung – Du bist eine zentrale Vertrauensperson der Geschäftsführung und gestaltest organisatorische Abläufe eigenverantwortlich mit. Dein Anspruch ist es, der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, indem Du Themen eigenständig steuerst, Verantwortung übernimmst und Lösungen entwickelst, bevor Herausforderungen entstehen. Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe nicht nur reibungslos funktionieren, sondern vorausschauend geplant, priorisiert und zuverlässig umgesetzt werden. Dabei erkennst Du Handlungsbedarf frühzeitig, denkst mehrere Schritte voraus und übernimmst Verantwortung – von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Aufgaben
Eigenverantwortliche Steuerung des beruflichen Kalenders sowie Koordination ausgewählter privater Termine der Geschäftsführung
Planung, Koordination, Begleitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich aller erforderlichen Reiseformalitäten
Proaktive Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Anforderungen
Vorfilterung, Priorisierung und Koordination der internen und externen Kommunikation
Eigenverantwortliche Steuerung organisatorischer Abläufe sowie Verantwortung für die vollständige Umsetzung von Aufgaben und Prozessen
Koordination interner und externer Ansprechpartner sowie Dienstleister
Weiterentwicklung effizienter Abläufe, Standards und Routinen
Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und vertraulicher Angelegenheiten
Vorausschauendes Erkennen organisatorischer Herausforderungen sowie Entwicklung pragmatischer Lösungen, bevor Probleme entstehen
Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung
Hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen
Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
Hohe zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, die Geschäftsführung bei Bedarf auch außerhalb üblicher Bürozeiten organisatorisch zu unterstützen
Benefits
Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
Viel Gestaltungsspielraum und ein hohes Maß an Vertrauen
Zugang zu einem vielfältigen Angebot an Konzerten, Kultur und Musik
Teilnahme am Firmenfitnessprogramm oder Nutzung eines Deutschlandtickets
DAS ZEICHNET DICH AUS
Du verstehst Deine Rolle nicht darin, Aufgaben einfach abzuarbeiten, sondern Verantwortung zu übernehmen und der Geschäftsführung den organisatorischen Rücken freizuhalten. Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben an Dich herangetragen werden – Du erkennst Handlungsbedarf selbstständig, handelst proaktiv und bringst Themen eigenverantwortlich voran.
Du denkst Aufgaben ganzheitlich, setzt Prioritäten mit Augenmaß und bringst Themen konsequent bis zum Abschluss. Dabei triffst Du Entscheidungen im Rahmen Deiner Verantwortung eigenständig und weißt, wann Du selbst handeln kannst und wann eine Abstimmung erforderlich ist.
Neue Herausforderungen schrecken Dich nicht ab. Wenn Du etwas noch nicht weißt, arbeitest Du Dich eigenständig ein und findest eine Lösung. Du handelst pragmatisch, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und überzeugst mit der nötigen Durchsetzungskraft. Vertrauen, Diskretion und absolute Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich.
Du suchst eine Vertrauensposition, in der Du eigenverantwortlich arbeitest, Verantwortung übernimmst und der Geschäftsführung den Rücken freihältst? Du möchtest nicht nur koordinieren, sondern Prozesse aktiv steuern und mit Deiner vorausschauenden Arbeitsweise den Unterschied machen? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.