MISSION PRINCIPALE
Assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, tout en garantissant la préparation, la coordination et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités).
Veiller à la qualité, à la fiabilité et à la confidentialité des documents institutionnels, ainsi qu'au suivi rigoureux des décisions et des plans d'action.
PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE
1. Gestion des instances de gouvernance
- Organiser et coordonner les réunions des Conseils d'Administration, Assemblées Générales et différents Comités.
- Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers nécessaires à la tenue des instances.
- Collecter, vérifier et consolider les documents et supports présentés aux membres des instances.
- Assurer la rédaction, la mise en forme et la finalisation des procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions.
- Veiller à la conformité formelle, à la cohérence et à la qualité des documents de gouvernance.
- Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents institutionnels.
2. Suivi des décisions et des plans d'action
- Assurer le suivi des résolutions et décisions prises lors des différentes instances.
- Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des décisions et des actions.
- Coordonner avec les directions et services concernés pour suivre l'état d'avancement des actions.
- Identifier les échéances, anticiper les retards et effectuer les relances nécessaires.
- Préparer des synthèses périodiques destinées à la Direction Générale.
3. Assistance à la Direction Générale
- Gérer l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements de la Direction Générale.
- Organiser les réunions internes et externes et assurer leur suivi administratif.
- Rédiger les correspondances officielles, notes de synthèse, rapports et présentations.
- Assurer le traitement, la transmission et le suivi des courriers et dossiers sensibles.
- Faciliter la coordination entre la Direction Générale et les différents interlocuteurs internes et externes.
4. Gestion documentaire et reporting
- Préparer et consolider les rapports d'activité et documents institutionnels.
- Vérifier la fiabilité, l'exactitude et la cohérence des informations communiquées.
- Mettre en place des outils de suivi et de reporting adaptés aux besoins de la Direction.
- Garantir une gestion documentaire structurée, sécurisée et confidentielle.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation : Bac+3 à Bac+5 en gestion, management, administration des entreprises, droit ou formation équivalente.
Expérience professionnelle : Expérience confirmée en assistanat de Direction Générale, secrétariat général ou gestion des instances de gouvernance.
Expérience significative dans l'organisation et le suivi des Conseils d'Administration, Assemblées Générales et Comités.
Une expérience au sein d'un établissement public, d'une société de développement, d'une holding ou d'une organisation disposant d'instances de gouvernance structurées serait particulièrement appréciée.
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques :
- Maîtrise impérative de la gestion administrative des instances de gouvernance.
- Excellente capacité de rédaction des procès-verbaux, comptes rendus, rapports et notes de synthèse.
- Maîtrise des procédures de préparation et de suivi des réunions statutaires.
- Capacité à assurer le suivi des décisions, résolutions et plans d'action.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellente maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral.
Qualités personnelles :
- Grande polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Vigilance, rigueur et sens aigu du détail.
- Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et de priorisation.
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
- Autonomie, réactivité et sens des responsabilités.
- Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
