Rôles et responsabilités
- Préparer, vérifier et émettre les factures clients conformément aux contrats, ententes et conditions de facturation applicables.
- S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité des informations figurant sur les factures avant leur émission.
- Effectuer l’ouverture des nouveaux projets dans les systèmes internes et assurer la mise à jour régulière des dossiers.
- Maintenir à jour les informations relatives aux projets, notamment les données administratives, contractuelles, techniques et financières.
- Assurer le suivi de la facturation des différents projets et identifier les éléments nécessitant une attention ou un suivi particulier.
- Préparer et mettre à jour les tableaux de suivi de facturation ainsi que les différents rapports liés aux projets.
- Vérifier la conformité de la facturation avec les modalités prévues aux contrats et aux ententes avec les clients.
- Examiner les documents liés aux projets afin de s’assurer que les étapes de facturation, les livrables et les exigences contractuelles sont correctement pris en compte.
- Collaborer avec les ingénieurs, les gestionnaires de projets et les autres membres des équipes afin d’obtenir les informations nécessaires à la préparation des factures.
- Communiquer les informations financières et les informations pertinentes concernant les projets aux gestionnaires et aux différentes parties prenantes internes.
- Effectuer les suivis concernant les informations manquantes, les corrections de factures, les écarts constatés ou les documents en attente.
- Participer au suivi des budgets de projets, de l’avancement de la facturation et des informations financières connexes.
- Assurer le classement et l’organisation des documents relatifs aux projets, aux contrats et à la facturation.
- Participer à l’amélioration des processus d’administration de projets et de facturation.
- Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du département.
Exigences du poste
- Baccalauréat en génie civil, génie de la construction, gestion de la construction ou dans tout autre domaine d’ingénierie ou domaine technique pertinent.
- Environ 3-4 années d’expérience professionnelle pertinente.
- Expérience en coordination de projets, administration de projets, facturation, contrôle de projets, administration de contrats de construction ou dans un poste similaire.
- Une expérience dans le secteur du génie, de la construction, du génie-conseil ou des infrastructures est fortement souhaitée.
- Bonne compréhension du fonctionnement des projets de génie et de construction.
- Capacité à comprendre les contrats, les documents de projets, les étapes de facturation et les exigences commerciales.
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Capacité à travailler avec des systèmes ERP, de gestion de projets, comptables ou administratifs.
- Bonne compréhension des processus de facturation et du suivi contractuel.
- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Bonne connaissance de l’anglais considérée comme un atout.
Roles and Responsibilities
- Prepare, verify, and issue client invoices in accordance with applicable contracts, agreements, and billing terms.
- Ensure the accuracy and completeness of all information included on invoices prior to issuance.
- Open new projects in internal systems and ensure project files are regularly updated.
- Maintain accurate project information, including administrative, contractual, technical, and financial data.
- Monitor the billing status of various projects and identify items requiring attention or follow-up.
- Prepare and update project billing tracking spreadsheets and reports.
- Verify that billing complies with the terms and conditions established in contracts and client agreements.
- Review project documentation to ensure that billing milestones, deliverables, and contractual requirements are properly reflected.
- Collaborate with engineers, project managers, and other project team members to obtain the information required for invoicing.
- Communicate relevant financial and project-related information to management and internal stakeholders.
- Follow up on missing information, invoice corrections, discrepancies, or outstanding documentation.
- Assist in monitoring project budgets, billing progress, and related financial information.
- Maintain proper filing and organization of documents related to projects, contracts, and billing.
- Support the improvement of project administration and billing processes.
- Perform any other related duties required to support the effective operation of the department.
Job Requirements
- Bachelor's degree in Civil Engineering, Construction Engineering, Construction Management, or another relevant engineering or technical field.
- Approximately 3-4 years of relevant professional experience.
- Experience in project coordination, project administration, billing, project controls, construction administration, or a similar role.
- Previous experience within the engineering, construction, consulting engineering, or infrastructure sector is strongly preferred.
- Good understanding of engineering and construction project workflows.
- Ability to understand contracts, project documentation, billing milestones, and commercial requirements.
- Excellent proficiency in Microsoft Excel.
- Good command of Microsoft Office.
- Ability to work with ERP, project management, accounting, or administrative systems.
- Good understanding of billing processes and contractual follow-up.
- Excellent proficiency in French, both written and spoken.
- Good knowledge of English is considered an asset.
